DMAIC como la herramienta para resolver problemas
La mayoría de los practicantes de la mejora continua que además conocen de Seis Sigma sabrán que el plan de trabajo básico de DMAIC forma la columna vertebral de cualquier iniciativa de mejora de procesos. Los pasos tienen sentido, son fáciles de entender y son lógicos en su secuencia. Permiten que sus equipos examinen adecuadamente un problema, midan el desempeño actual, analicen las causas fundamentales de los problemas y su ineficiencia, prueben y verifiquen las recomendaciones de mejora para implementar cambios para la sostenibilidad a largo plazo. Pero, ¿cómo saber cuándo usar un método de resolución de problemas tan estructurado para un proceso en particular?
DMAIC (Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar) es un proceso en sí mismo que puede y debe ser mejorado en toda organización que utilice Seis Sigma como un componente crítico de las iniciativas de calidad y mejora continua. Los principios de DMAIC proporcionan un contexto para ejecutar la mejora continua y no pretenden ser rígidos o utilizados exactamente de la misma manera cada vez. Hay muchas herramientas y productos que caen bajo el paraguas de DMAIC, y no todos ellos se utilizan en todos y cada uno de los proyectos.
Los matices que se encuentran en la cultura de cada empresa influyen en el modo en que se ejecuta Seis Sigma, y DMAIC en particular. Por ejemplo, tanto las empresas de servicios financieros como las de manufactura pueden tener procesos que necesitan ser mejorados, pero una herramienta en particular puede ser más apropiada en un entorno que en el otro. Además, no todas las organizaciones de servicios son iguales en el sentido de que todas tienen su propia historia y filosofía sobre cómo debe ocurrir el cambio.
Lo que es cierto para todas las organizaciones es que el proceso DMAIC evolucionará a medida que la empresa se vuelva más sofisticada en la aplicación de la metodología y más conocedora de lo que funciona y lo que no funciona en su propio entorno. Por lo tanto, el proceso DMAIC en sí mismo puede mejorarse mediante la captura y el intercambio de las lecciones aprendidas y las mejores prácticas de cada iniciativa, para ser transmitidas a iniciativas futuras La formalización de la captura de las lecciones aprendidas y las mejores prácticas y su integración en la documentación y la formación del DMAIC de una empresa es un paso de enorme valor añadido para cualquier programa de mejora continua.
¿Cuándo es recomendable utilizar DMAIC?
Cuando se mejora un proceso actual, si el problema es complejo o los riesgos son altos, DMAIC debe ser el método de referencia. Su disciplina y estructura evitan que los equipos se salten pasos cruciales y aumentan las posibilidades de éxito del proyecto. Por lo tanto, si desea mejorar sus conversiones y rendimientos, o eliminar un cuello de botella aquí y allá, entonces una dosis de DMAIC es probablemente justo lo que necesita.
Si los riesgos son bajos y hay una solución obvia, algunos de los pasos de DMAIC pueden ser omitidos, pero sólo si:
- Los datos fiables muestran que esta es la mejor solución para su problema
- Se han identificado posibles resultados no deseados y se han desarrollado planes de mitigación
- Hay una aceptación del dueño del proceso
Si la solución obvia no se puede probar con datos confiables, se debe lanzar un proyecto DMAIC a gran escala.
Existen dos enfoques para implementar DMAIC. El primero es el enfoque de equipo, en el que individuos que son expertos en herramientas y métodos, o especialistas en calidad o en mejora de procesos, dirigen un equipo. Los miembros del equipo trabajan en el proyecto a tiempo parcial mientras siguen ocupándose de sus tareas diarias. El líder del equipo de especialistas puede ser asignado a varios proyectos simultáneamente, que suelen ser proyectos a largo plazo que toman varios meses para completarse.
La segunda táctica involucra el método Kaizen, una intensa progresión a través del proceso DMAIC que normalmente se completa en una semana. El trabajo de preparación es completado por el especialista en calidad o mejora de procesos, y se centra en las fases de Definir y Medir. El resto de las fases son completadas por un equipo de individuos que han sido retirados de sus deberes regulares durante la duración del evento Kaizen.
En la mayoría de los casos, los cambios son pilotados durante el evento, y la implementación a gran escala se completa después del evento. Es crucial que el impacto de estos cambios, ya sea que se deseen o no, sea monitoreado de cerca. La ventaja de este enfoque es la capacidad de realizar cambios rápidos.
La verdadera fuerza de los pasos DMAIC es el paso de Control. Con demasiada frecuencia, los equipos logran mejorar el proceso y obtener los resultados, pero luego se esfuerzan por implementar el proceso mejorado sin problemas. Hay presión para seguir adelante, no se gasta tiempo en asegurar una transición sin problemas y el compromiso para una implementación completa no existe. El resultado es que mantener la mejora realizada en el paso de mejora se hace difícil.
El propósito del paso de Control es asegurar una implementación exitosa de la recomendación del equipo para que se logre un éxito a largo plazo. El nuevo y mejorado proceso debe ser capturado en un diagrama de flujo y estos nuevos métodos se convertirán en los nuevos procedimientos operativos estándar. Los resultados continuarán siendo rastreados para que cualquier «desviación» hacia los resultados anteriores pueda ser monitoreada y abordada de manera proactiva. El paso de Control trata sobre la transferencia de responsabilidades y el establecimiento de planes para el control del proceso a largo plazo.
Es importante darse cuenta de que DMAIC no es un método de implementación de las mejores prácticas; es un método para descubrir las mejores prácticas. Por último, DMAIC es un marco de resolución de problemas estructurado, centrado en el cliente y basado en datos, que aprovecha el aprendizaje de las fases anteriores para llegar a soluciones permanentes para problemas difíciles. Definir le mostrará a su equipo lo que debe medir. Medir le dirá a su equipo qué analizar. Analizar le mostrará a su equipo qué mejorar. Y mejorar les dirá lo que deben controlar.
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