Por qué el kamishibai es una de las herramientas más importantes que usarás en tu vida

El grado en que un líder puede captar rápidamente la realidad de una situación durante una auditoría de trabajo estándar de líder (LSW) - o durante el recorrido gemba – depende en gran medida del tipo y la calidad de los controles visuales en uso. El antiguo arte japonés del kamishibai se ha consolidado como una de las principales herramientas de gestión para la realización de auditorías en entornos de manufactura. 

 

Literalmente significa "drama de papel", Kamishibai es una forma de narración de historias que se originó en los templos budistas japoneses en el siglo XII. Los monjes usaban pergaminos con imágenes para transmitir historias con lecciones morales a su público, muchos de los cuales eran analfabetos. 

Como componente del Sistema de Producción Toyota (TPS), los tableros de kamishibai son herramientas prácticas de control visual que ayudan a la asignación, secuenciación, ejecución y seguimiento de las rutinas y tareas clave de trabajo. Son herramientas de gestión visual muy parecidas a los tableros de estado de producción hora por hora. Si se utilizan tableros hora por hora durante el turno y en una cadencia horaria o bi-horaria, los tableros kamishibai se utilizan para las auditorías semanales, mensuales e incluso trimestrales. 

También llamados "sistemas de tarjetas T", los tableros de kamishibai en su forma más simple consisten en un tablero que muestra las tareas seleccionadas de acuerdo con una cierta lógica (área, tarea, categoría, etc.) en relación con un período de tiempo (hora/día, semana, etc.). Cada tarea se muestra en una tarjeta separada de doble cara (roja y verde) con una parte más amplia en la parte superior para el título, de ahí el término "tarjeta T".  

El tablero permite un fácil control visual ya que las siguientes cosas serán obvias para el líder atento o para cualquiera que observe el taller y el tablero: 

  • Si el tablero está siendo usado o no 
  • Si las tareas se están llevando a cabo en la secuencia prevista
  • Si se ha encontrado y registrado algún problema 

El siguiente ejemplo es de un tablero de control visual básico que se utiliza para asignar tareas (verificaciones a nivel de proceso en este caso) a un supervisor de primera línea como parte de sus rutinas diarias de LSW. 

Básicamente, hay dos formas principales de usar las tablas de kamishibai:

Básicamente, hay dos formas principales de usar las tablas de kamishibai: 

Aplicación 1:

Aunque ésta es para la asignación de tareas (tareas 5S a nivel de proceso o rutinas clave del líder del equipo durante el día para el nivel LSW), también conduce a un proceso de 'auditoría natural', ya que cualquier desviación es inmediatamente obvia, incluso para un observador casual. Esta es una aplicación muy poderosa, pero puede llevar a la frustración y a la falta de disciplina si se implementa a una escala demasiado amplia y sin una planificación cuidadosa.  

Cuando una organización se encuentra en un camino de creación, estandarización y mejora de las prácticas en un amplio frente, se generan muchas tareas. Si todas estas tareas son visualizadas y controladas por medio del sistema kamishibai, se producirá un diluvio de tareas y múltiples tableros que a menudo no se respetan ni se mantienen actualizados. 

Es mejor reservar el enfoque kamishibai para las tareas críticas que se han desarrollado y ejecutado bien usando una hoja o tablero de control más convencional. Esto no significa que las tareas no cambiarán una vez que se haya transferido al sistema de la tarjeta T. Siempre serán ajustados y mejorados. El punto es que el kamishibai se aplica mejor como una mejora visual cuando se ha alcanzado un nivel maduro de práctica. 

Aplicación 2:

El punto de partida preferido para el sistema de tarjetas T es asignar y visualizar las auditorías a nivel de proceso realizadas por los jefes de equipo y los uno o dos niveles superiores. Se convierte entonces en un sistema dinámico en el que se verifican algunas de las tareas a nivel de proceso (entre un gran número que se ejecutan diariamente) en el período de tiempo determinado (diariamente o semanalmente, según corresponda). 

Estas tareas son seleccionadas al azar por el líder que realiza las auditorías (el supervisor que audita al líder del equipo o el gerente superior que audita al gerente, etc.) de una caja que contiene un gran número de actividades a nivel de proceso junto al tablero de la tarjeta T. Esto mantiene las auditorías frescas y asegura que una amplia variedad de tareas o actividades puedan ser estudiadas por los líderes durante un período de tiempo razonable, sin tener que cubrir absolutamente todas las tareas. 

Aunque el kamishibai es increíblemente sencillo de usar, recuerde que las auditorías de LSW son una práctica madura y no debe precipitarse. El hecho es que, incluso con un excelente manejo visual y controles visuales en su lugar, se necesita experiencia y entrenamiento para obtener una comprensión más profunda de lo que uno va a ver. Requiere un estilo de coaching que se basa en un cuestionamiento reflexivo y presupone que existen excelentes habilidades de escucha. 

También hay otros aspectos importantes de LSW que deben ser explorados y entendidos primero. La Guía de Uso: Trabajo Estándar de los Líderes para el Liderazgo Ejecutivo ofrece algunas directrices útiles sobre cómo el trabajo estándar de los líderes puede ayudar a dar forma a un estilo de gestión proactiva que no sólo dará poder a su gente, sino que le ayudará a mantener la visibilidad de la salud general de su organización.